職場への出産報告マナー。報告するタイミングや連絡手段のコツ

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2017/09/24

職場に出産報告を電話でしているママ

産休を取得して出産したら、どのように職場へ報告するか決めていますか。

  • 産後何日までに報告するべき?
  • 誰に報告すればいい?
  • メールや電話など、報告手段はどうする?
  • どのように伝えればいい?

産休まで仕事と身体のケアに一生懸命で、産後どう職場へあいさつするか頭になかった方もいるかと思います。

こちらの記事では、働くママが職場へ出産報告する際のマナーをご紹介しています。職場へ出産報告をする際の参考にしてくださいね。

報告は産後3日以内が理想

出産報告はできるだけ早めに行います。産後3日以内が理想ですね。理由は、会社側は育児休業給付金などの各種手続きがあるからです。

「育休で一年間は休みだから、退院し落ち着いてから連絡しよう」とのんびりしていると、手続きの担当者に迷惑をかけます。

産休中とはいえ従業員ですから、早めに一報を入れてくださいね。

すぐ報告できない場合は家族に頼む

とはいえ、出産後は体調が優れずすぐ連絡ができない可能性もありますね。その場合は旦那さんなど家族が職場へ連絡をします。

「〇月○日に出産しました。体調が落ち着いたら妻から改めてご連絡差し上げます。」と伝えてもらいます。

出産前に、職場の電話番号と直属の上司の名前を家族に伝えておくとスムーズです。

ママの体調が戻ったら「元気になりました」と再度の連絡を忘れずに!

職場から「電話やメールもできないくらい体調が悪いらしい。」と心配をされてるかもしれません。

「体調も落ち着き、予定通りの職場復帰を目指している」ときちんと伝えて安心してもらいましょう。

誰に報告?まずは直属の上司に報告!

出産報告は、妊娠中フォローをしてくださった上司・同僚に入れましょう。

でも、最初に出産報告する相手は直属の上司!プライベートで付き合いがある同僚がいても、上司が優先です。

上司へ報告する前に同僚たちが「昨日〇○さん出産したんだって。男の子だって。」と話していたら、上司は報告の順番が違わないかと不信に思うはずです。

復職後の育児と仕事を両立には、上司の寛大な理解が必要です。そのためにもマナーはきちんと守りましょう。

筆者が娘を産んだときは、出産した翌々日に上司へ電話連絡。退院後に、同じ部署の方と産休の事務手続きでお世話になっている総務部の方にメール報告をしました。

取引先など外部の方には、上司の了承を得た上で報告をしてください。会社によっては、休業中に無断で他社と連絡を取る事を禁じています。

なお、TwitterやFacebookなどへ投稿する場合、タイミングに気を付けてください。順序を誤ると「SNSはできるのに、職場には報告できないってどういう事?」なんてトラブルになります。

報告手段はメールや電話でOK

報告は電話またはメールで行いましょう。

ハガキで送ると従業員同士で回覧せねばならず、手間になります。パソコンがある職場ならメールの方がよいかと思います。

電話・メールそれぞれメリットデメリットがあります。

【電話報告の特徴や注意点】

  • 声を通じて元気であることを伝えられる。
  • 上司の仕事中に業務を止めて対応してもらうことになる。
  • 上司や同僚の業務に支障がない時間帯しか連絡できない。
  • 多くの従業員一人一人に電話を代わってもらうのは難しい。
  • 赤ちゃんの写真を見せられない。

【メール報告の特徴や注意点】

  • 一度の送信で、多くの同僚に感謝を伝えられる。
  • 日時を気にせず、自分の調子がいいときに連絡できる。
  • 赤ちゃんの写真を添付できる。
  • 重要な事なので、電話報告するべきと考える方もいる。
事前に、会社の雰囲気に合った報告方法を考えておくと安心です。社内の出産経験者にアドバイスを受けておくのもいいですね。

報告方法に迷ったら、まずは直属の上司に電話で簡単に報告し、その後部内の方へメール報告がいいでしょう。

上司が忙しく電話がつながらない場合や、体調が戻らず電話は難しい場合はメール報告にしましょう。

その場合は、以下のような一言を書き添えるといいですよ。

  • お電話しましたがお忙しいようですので、メールにて失礼します。
  • 生活が落ち着きましたら、改めてご連絡させていただきます。取り急ぎメールにてご報告いたします。

報告内容は、妊娠期間のフォローのお礼をメインに!

メール・電話ともに、出産報告に適しているもの・そうでないものがあります。

【報告するべき内容】

  • 出産日
  • (決まっていれば)赤ちゃんの名前
  • (メールの場合は)赤ちゃんの写真
  • (報告が遅れた場合は)報告が遅れた理由
  • 妊娠中、業務のフォローをしてもらったお礼
  • (育児休暇を取得する方は)育児休暇取得へのご理解のお礼
  • 職場復帰への意気込み

【避けるべき内容】

  • 出産の苦労話(陣痛がきつかった、なかなか出てきてくれなかった等)
  • 赤ちゃんのお世話の苦労話(ミルクを飲まない、夜泣きで寝れない等)
  • 赤ちゃんへの気持ち(かわいすぎる、毎日見ても飽きない等)
  • 復帰に向けての不安(保育園が見つからない、仕事と育児を両立できるか心配等)
産休・育休は認められた制度ですが、チームのフォローがなければ成り立ちません。休業による業務の引継ぎや気遣いなどのお礼をメインに伝えましょう。

仕事と直接関係のない、お産や育児の経験を話すのはNGです。

出産や赤ちゃんの事を延々と述べても、特に育児未経験者にはピンときません。中には「仕事とプライベートの区別もつかないのかな」と、よく思わない方もいます。

とはいえ、妊娠・出産でフォローしてもらった方々に、赤ちゃんの事を何もご報告しないのも失礼。名前や写真などは簡単に添えましょう。

なお、添付する赤ちゃんの写真は爽やかな印象のものにしてください。職場にもよりますが、着ぐるみのベビー服や派手に加工した写真は眉をひそめる方もいます。

ママではなく会社員の価値観で報告してくださいね!

メール文に困ったら、例文を参考に

メールでの報告文作り、意外と難しいですよね。うまく文章が作れず困っている方は、以下の例文を参考にしてくださいね。

【例文1】
ご無沙汰しております、△△課の●●です。
〇月〇日に出産をいたしました。
女の子で名前は□□で、母子ともに元気です。
妊娠中はつわりで休んだりとご迷惑をおかけしました。
シフトへの配慮など、健康に気を遣って頂き感謝しております。
休職中に育児に慣れ、復職に備えたいと思います。
どうぞよろしくお願いします。

【例文2】
産休を頂いている△△課の●●です。
一部の方にはお伝えしましたが、〇月〇日に出産をいたしました。
子どもが小さめで産まれ退院が遅れたため、ご報告が遅くなり申し訳ありません。
男の子で□□と名付けました。
業務の変更など妊娠中から寛容な対応をして頂き、本当にありがとうございました。
引き続き育児休暇を頂きご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

上記の「報告するべき内容」の要点を踏まえ、簡潔に書くのがポイントです。

復職できるかの不安は、直属の上司のみに相談を

「産後、お子さんやご自身に健康上のトラブルが発覚した」「保育園が見つからない」など、復職したいが不安という方もいるでしょう。

職場復帰できるかの不安は、出産報告とは別に直属の上司に相談します。

多くの同僚に向けた出産報告メールで書いてしまうと、「○○さん退職するのかな?」と噂が立ってしまいます。

勤務時間や業務内容の変更、育休の延長などの相談は、上司と直接会って話すのがベスト。

▼育休中の職場への挨拶についてはコチラも参考にしてみて!

早めの連絡&感謝の気持ちを忘れずに!

産後はできるだけ早めに、上司へ報告をしましょう。電話・メールどちらにするかは体調と相談し、家族が代わりに連絡でも構いません。

体調が落ち着いたら、改めてお世話になっている方にメールで報告するといいですね。

報告時は、上司・同僚が「妊娠・出産で仕事をフォローしてくれ、休業中も自分の業務を兼務している」事を忘れず、感謝を伝えましょう。

スムーズに職場復帰できるよう、休業中も職場との関係性を保てる文面にしてくださいね!

▼働くママが抱える罪悪感を救う魔法の言葉についてはコチラも参考にしてみて!

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